Krijg-overzicht-logo

10 Tips om je mailbox op te ruimen en op orde te houden.

doorMeta Schonewille

10 Tips om je mailbox op te ruimen en op orde te houden.

Heb jij ook het gevoel dat je de hele dag bezig bent om je Postvak IN leeg te krijgen? Check je ook bij iedere melding je mail? Als je geen mail krijgt, begin je je dan ook af te vragen of alles nog wel goed werkt? Behalve ergernis kan een volle mailbox ook stress opleveren. Hoogste tijd om tot actie over te gaan.

Tip 1 – Zet je mailbox niet op al jouw elektronische apparaten
Het lijkt handig om overal bij je mailbox te kunnen, maar hierdoor wordt de verleiding om je mail steeds te checken erg groot. Kies slechts een paar apparaten uit waarop je jouw mailbox zet. Wacht je op een dringend bericht? Laat de afzender dan even bellen of een sms versturen.

Tip 2 – Kies een vast tijdstip waarop je jouw mail checkt
De postbode komt slechts één keer per dag langs om reguliere post te brengen. Waarom zou je  iedere minuut van de dag jouw mail moeten checken? Behandel je e-mail berichten net zoals reguliere post. Beperk het tot slechts één of twee keer per dag en handel je mail dan ook gelijk af, zodat je Postvak IN leeg blijft. Reguliere post laat je toch ook niet in de brievenbus liggen?

Tip 3 – Meld je af van nieuwsbrieven
Selecteer je mail eens op afzenders. Je ziet nu wie jou vaak een mail stuurt. Krijg je veel nieuwsbrieven? Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet leest. Het kost even wat moeite, maar bespaart je in de toekomst een hoop ongewenste email berichten. Verwijder ook direct onbelangrijke berichten, zoals automatische antwoorden, bevestigingsmail van aankopen en meldingen van social media.

Tip 4 – Maak mappen
Om je Postvak IN onder controle te houden, is het handig om een aantal mappen te maken. Bedenk zelf welke indeling voor jou handig is. Elke indeling is mogelijk, als jij er maar snel mee kan werken. Zorg ervoor dat je niet zoveel mapjes aanmaakt dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Een voorbeeld van mapjes kan zijn: afspraken, nog actie nodig, wachten op reactie van iemand anders en  archief.

Tip 5 – Verdeel je mail direct bij binnenkomst
Heb jij ook mailtjes die altijd maar in je Postvak IN blijven staan, omdat je nog geen beslissing hebt genomen wat je ermee gaat doen? Leer om direct bij elk bericht een keuze te maken wat je ermee gaat doen. Kun je het in 2 minuten afhandelen? Regel het dan meteen. Lukt dit niet, verplaats het dan naar het  juiste mapje, zodat je het op korte termijn alsnog kunt afhandelen. Laat het niet in je Postvak IN staan. De kans is dan aanwezig dat je het diverse keren gaat lezen, wat alleen maar extra tijd in beslag neemt!

Tip 6 – Bewaar alleen de laatste mail
Soms heb je van die mailtjes waarbij het laatste bericht weer een antwoord is op het voorgaande berichtje. Bewaar alleen het laatste mailberichtje. Hier staat alles in. Alle voorgaande berichtjes kun je verwijderen.

Tip 7 – Check je Spam berichten
Vaak zorgt je e-mail provider ervoor dat een hoop ongewenste berichten automatisch naar je Spam map gaat. Soms zit er echter een bericht tussen wat wel belangrijk kan zijn. Check daarom ook deze map. Meld je af voor ongewenste reclame of blokkeer deze. Je kunt ook aangeven dat berichten geen Spam zijn en gewoon in je Postvak IN mogen binnen komen.

Tip 8 – Check de map verzonden items
Verzonden e-mail berichten worden opgeslagen in de map verzonden items. Check ook regelmatig deze map en verwijder berichten hieruit.

Tip 9 – Vergeet niet je map verwijderde items te legen.
Wanneer je de delete knop gebruikt verdwijnt je mailbericht naar de map verwijderde items. Veel programma’s hebben ook de mogelijkheid om meerdere berichten direct te verwijderen. Wil je het bericht direct helemaal verwijderen zonder dat het naar map verwijdere items gaat, gebruik dan Shift + delete.

Tip 10 – Zorg dat je mailbox op orde blijft
Zorg dat je dagelijks je mailbox even checkt en bijwerkt. Lukt het even niet, omdat je ziek bent of op vakantie gaat? Plan dan na deze periode even tijd in om je mailbox op orde te krijgen.

Hoe bevalt het om niet meer constant je mailbox te checken? Brengt het je rust en bespaart het je tijd? Kom je er niet uit of wil je toch graag hulp bij het indelen en opschonen? Kom in actie, vraag of iemand je wil helpen. Weet je niemand? Krijg overzicht helpt je graag!

Spread the word

Over de auteur

Meta Schonewille administrator

Geef een reactie